Prawidłowo wypełnione dokumenty przewozowe są niezbędne przy realizacji każdego transportu międzynarodowego. Wiedza na temat wymaganych dokumentów oraz doświadczenie, jak je prawidłowo wypełnić jest kluczowy przy zamawianiu wybranego rodzaju transportu. W artykule omawiamy wszystkie potrzebne rodzaje list przewozowych i krok po kroku przedstawiamy jak je prawidłowo wypełnić, tak żeby uniknąć pomyłek i przestojów podczas transportu Twojej przesyłki.
Faktura Handlowa
Faktura handlowa jest wystawiana przez sprzedającego, który określa, co zostało sprzedane, oraz kwotę transakcji. Na tej podstawie generowane jest zgłoszenie celne, a następnie pobierane są cła. Jest ona zazwyczaj niezbędna, dlatego kompletując dokumenty przewozowe, musisz upewnić się, że wszystkie informacje na niej wpisane są poprawne.
Faktura ta zazwyczaj zawiera dane sprzedającego, kupującego, datę transakcji, rodzaj towarów, cenę towarów i warunki, na jakich sprzedawane są towary. Data odnosi się do momentu, w którym własność towaru przechodzi ze sprzedającego na kupującego.
Potwierdzenie rezerwacji
Potwierdzenie rezerwacji to dokument wystawiony przez spedytora, potwierdzający wszystkie szczegóły dokonanej rezerwacji, z wyjątkiem rzeczywistych kosztów transportu. Służy ono jako dokumentacja rezerwacji i wymiany między nadawcą, odbiorcą i innymi odpowiednimi stronami. Jest to dokument, w którym zawarte są wszelkie niezbędne szczegóły dotyczące zarezerwowanego transportu. Jeśli przedstawisz potwierdzenie rezerwacji w swoim banku, pamiętaj, że nie zastępuje listu przewozowego jako potwierdzenia wysłanego towaru.
Ten dokument zawiera unikalny numer rezerwacji, dane spedytora, nadawcy, odbiorcy, wymienione usługi transportowe oraz wszelkie dodatkowe usługi, czas i szczegóły dotyczące ładunku. Zwykle zawiera również informacje o kolejnych krokach i adresach magazynów spedytorów na drodze przesyłki.
W przypadku rezerwacji na Transporteca, otrzymasz potwierdzenie rezerwacji natychmiast po dokonaniu płatności. Wszystkie dokumenty przewozowe powinny zostać przez Ciebie zachowane, przynajmniej do momentu otrzymania towaru.
Potwierdzenie przyjęcia ładunku (FCR)
Potwierdzenie przyjęcie ładunku przez spedytora (forwarder’s cargo receipt lub FCR) jest wydawane przez spedytora lub przez jego agenta przy nadawcy, gdy ładunek zostanie przekazany spedytorowi. Służy jedynie jako potwierdzenie, że towar został przyjęty do wysyłki. FCR nie potwierdza stanu ładunku ani tego, że ładunek opuścił kraj pochodzenia.
Dokument zazwyczaj zawiera dane z rezerwacji i stwierdza, że ładunek został odebrany w pozornie dobrym stanie. Jeżeli ładunek nie zostanie dostarczony do spedytora w dobrym stanie, zostanie on zwykle odrzucony, a dokumenty przewozowe nie zostaną wystawione przez spedytora.
Faktura spedytora
Faktura spedytora jest wystawiana przez spedytora nadawcy lub odbiorcy ładunku. Są to dokumenty przewozowe dotyczące kosztów transportu i usług zawartych w zakupionym rozwiązaniu transportowym.
Dokument zwykle określa unikalny numer rezerwacji, adres rozliczeniowy, zakres usług transportowych, koszt transportu oraz wskazanie reguł i warunków transportu.
W przypadku rezerwacji na Transporteca faktura spedytora jest wysyłana na adres e-mail natychmiast po dokonaniu płatności.
Konosament spedytorski
Komosament spedytorski (house bill of lading – HBL) jest wydawany przez spedytora wysyłającemu w następujących celach:
Odbiór wysyłanych towarów – tak więc po wydaniu konosamentu spedytorskiego ładunek został załadowany na statek
Dokument tytułu własności – chociaż prawo własności nie jest całkowicie zbywalne, dokument służy w tym samym celu, co zwykły list przewozowy i musi zostać zwrócony w oryginale spedytorowi przez importera w miejscu wysyłki w celu otrzymania ładunku
Dowód umowy przewozu między klientem a spedytorem
Konosament spedytorski zawiera szczegóły faktycznego nadawcy i odbiorcy, przewożonego ładunku, warunków płatności i dane kontaktowe spedytora lub jego przedstawiciela.
Jeśli jesteś spedytorem, musisz wysłać oryginalny konosament do domu odbiorcy, w momencie gdy masz pewność, że otrzymasz zapłatę za sprzedany towar. Jeśli jesteś odbiorcą, musisz dostarczyć oryginalny konosament do spedytora, aby odebrać towar.
Dokumenty przewozowe tzw. „Telex Release”
Niektórzy spedytorzy oferują tzw. „telex release”. Oznacza to, że oryginalny konosament spedytorski może zostać przekazany spedytorowi lub agentowi spedytora w miejscu nadania. Następnie zleca on urzędowi celnemu wydanie ładunku odbiorcy (w dawnych czasach za pośrednictwem teleksu, obecnie jest to zwykle na e-mail). W związku z tym odbiorca nie będzie musiał przekazać oryginalnego konosamentu spedytorskiego spedytorowi w miejscu przeznaczenia, aby odebrać ładunek.
Zaletą teleksu jest to, że spedytor nie musi przesyłać oryginalnego konosamentu odbiorcy. Dzięki temu, dokumenty przewozowe mogą zostać skomplementowane szybciej i łatwiej.
Konosament kapitański
Konosament kapitański (master bill of lading lub (B/L)) jest wydawany przez linię żeglugową spedytorowi, gdy kontener z wieloma wysyłkami został załadowany na statek. Nie ma to znaczenia dla spedytora lub odbiorcy przesyłki mniejszej niż ładunek kontenerowy (LCL), ponieważ odnoszą się one do konosamentu spedytorskiego, który odnosi się bezpośrednio do ich wysyłki.
To decyzja spedytora, z której linii żeglugowej i portów wyjściowych i docelowych korzysta. Zasadniczo jest to nieistotne dla nadawcy i odbiorcy ładunki o mniejszej pojemności niż kontener, ponieważ przesyłka zawsze przechodzi przez magazyn początkowy i docelowy.
Morski list przewozowy
Morski list przewozowy ma wiele podobieństw do konosamentu spedytorskiego, ale nie wymaga, aby oryginał został przekazany spedytorowi, zanim ładunek może zostać wydany odbiorcy. Nie jest dokumentem negocjowanym i nie jest dokumentem prawnym.
Morski list przewozowy może być dobrym rozwiązaniem, gdy towary są już opłacone przed opuszczeniem przez nich miejsca nadania. Upraszcza to proces, a odbiorca będzie musiał jedynie udowodnić swoją tożsamość, aby odebrać ładunek.
Świadectwo ubezpieczenia
Linie żeglugowe i spedytorzy posiadają ograniczoną odpowiedzialność w przypadku utraty lub uszkodzenia towarów. W związku z tym często wymagane jest oddzielne ubezpieczenie towarów w tranzycie. Takie ubezpieczenie może zostać zaoferowane przez spedytora lub agenta ubezpieczeniowego.
Odpowiedzialność ubezpieczeniowa powinna zostać uzgodniona pomiędzy nadawcą i odbiorcą, aby uniknąć podwójnego ubezpieczenia lub braku ubezpieczenia. Świadectwo ubezpieczenia wystawia zakład ubezpieczeń i stwierdza, że jest to ubezpieczenie cargo. Zawiera ono numer polisy, opis i wartość ubezpieczonego towaru oraz dane kontaktowe agenta ubezpieczeniowego.